Como estimular as boas práticas em sua empresa
27/01/2023
9min
O crescimento de uma empresa, independentemente de seu tamanho, sempre estará atrelado à sua capacidade de organização. Nesse sentido, cresce a cada dia a importância dos controles internos – que buscam reduzir riscos de irregularidades nos processos da empresa – e do chamado Compliance, termo que designa um setor que vem ganhando cada vez maior visibilidade nas organizações e que, em síntese, é “um guardião de boas práticas”. Para explicar essas relevantes questões e mostrar como elas podem ser implantadas, convocamos dois profissionais especializados do Atacadão, Francisco Carvalho e Cristiane Okubo.
Inicialmente é importante destacarmos as considerações sobre o que são “boas práticas” e qual a sua relação com os termos “compliance” e “controles internos”.
Se formos ao dicionário procurar o que significa a expressão ‘’boas práticas’’, encontraremos algumas definições, como: “derivada do inglês best practice”, ou “a melhor técnica para realizar determinada tarefa”. Nós traduzimos boas práticas como “o jeito mais simples e correto de fazer as coisas”. Já a palavra compliance vem do termo inglês “to comply”, e quer dizer “estar de acordo, estar em conformidade” ou “estar efetuando boas práticas”.
Mas qual a relação entre Compliance e Controles Internos em uma empresa e quando e como ela nasceu?
Como estimular as boas práticas em sua empresa
O Compliance e os Controles Internos caminham lado a lado, mesmo sendo coisas distintas. Como duas faces de uma mesma moeda ou dois gumes de uma mesma faca, ambos os setores se complementam em prol de um único objetivo, embora possuam origens completamente diferentes. Os Controles Internos não têm uma data fixa de nascimento – seu desenvolvimento foi pautado pela necessidade das empresas de controlar suas despesas, lucros, etc. Já o Compliance tem dia e razão para o seu nascimento: teve início nos Estados Unidos, na década de 1920, após a criação do Banco Central Americano, com o objetivo de criar um ambiente financeiro mais seguro e estável.
No Brasil, sua popularização está intimamente ligada à Operação Lava-Jato e o seu objetivo inicial era, justamente, evitar conflitos de interesses ou até situações de corrupção entre os setores público e privado. Atualmente, os Controles Internos podem ser definidos como a área que atua para identificar oportunidades de melhorias nos controles aplicados pela gestão das áreas, reduzindo riscos de irregularidades nos processos da empresa. Já o Compliance tem uma responsabilidade mais legislativa, buscando a definição clara das regras e procedimentos, além do foco em treinamentos e da conscientização de todos os envolvidos nos processos da empresa.
Ambas as áreas têm como objetivo buscar melhorias no ambiente de controle e a redução de ocorrências de riscos. Sendo assim, as duas se tornam muito importantes e até imprescindíveis, na medida em que atuam na revisão das linhas de controles que estão sendo aplicadas pelos gestores das diversas áreas da empresa.
A questão que se coloca é: “diante dessa importância, como implantar o Compliance e uma sistemática de controles internos em uma pequena ou média empresa? Qualquer empresa pode ter? O ‘assunto’ não é apenas para grandes organizações?”
Ora, definitivamente, este não é um assunto apenas para grandes organizações; ao menos não deveria ser. Qualquer empresa, independentemente do tamanho, deve se preocupar com a implantação desses setores, ainda que eles sejam desenvolvidos juntos no início.
Acreditamos que a valorização deles seja uma tendência mundial. Sobre a implementação propriamente dita, pensamos que o primeiro passo seja o apoio da alta direção da empresa, no sentido de disponibilizar os meios necessários para a implementação de um programa de integridade que possa permear toda a organização.
A empresa também precisa conhecer seus próprios processos, estruturas, principais parceiros, seu nível de afinidade com o público (seja ele nacional ou internacional) e a legislação à qual está submetida.
Depois disso, o último passo é desenvolver um código de ética baseado no perfil da companhia e, é claro, criar estratégias para monitorar todo o processo.
Não é algo extremamente necessário, pelo menos no início, que seja criado um departamento específico. De qualquer forma, seria interessante sua implantação, eis que ter um departamento específico pode ajudar muito, logo de início, na organização a médio e longo prazos. Se não for possível, com o passar do tempo, o crescimento da empresa vem e, a partir daí, sim, eu acredito que seja necessária a definição de uma equipe específica para cuidar dos assuntos.
Agora, uma vez implantado o conceito e o trabalho de Compliance e Controles Internos na empresa, como definir as frentes de trabalho onde eles irão atuar?
De forma geral, eles devem agir em todos os setores da empresa, obviamente com um foco maior nas áreas onde, após o mapeamento devido, se identificarem os maiores riscos para a organização.
A promoção de uma cultura organizacional em bases sólidas de Compliance e Controles Internos contribui para a sustentabilidade da empresa.
Outras questões que surgem nesse momento de implantação são entender como o trabalho se mostra na prática; como é possível treinar os envolvidos e como criar processos ou os chamados Códigos de Conduta, por exemplo. Os controles internos se adaptam aqui? Quais são os principais? É difícil implantá-los?
Ora, o trabalho se mostra no dia a dia da firma, tornando o ambiente mais organizado e fluido. Por se tratar de setores muito novos, acredito que o treino dos envolvidos se dê pela observação direta, ou seja, pela convivência próxima com o setor e com os processos realizados por ele. Os códigos de conduta devem ser criados com base no perfil da empresa, levando em consideração suas particularidades. E é aí que os Controles Internos entram, pois eles serão responsáveis por analisar as características do lugar onde seu trabalho será implementado. Se tudo isso for seguido a rigor, a implantação não será difícil, já que os códigos serão personalizados para aquelas pessoas.
Depois do trabalho implantado, ainda é preciso saber como se podem avaliar os resultados ou o desempenho, a médio ou longo prazos.
Na verdade, os resultados das ações de Compliance e Controles Internos poderão ser medidos pela direção da empresa, por meio da avaliação do ambiente de controle, de uma avaliação adequada dos riscos e da comunicação e ou informação das atividades de monitoramento contínuo.
Enfim, as empresas sempre buscam os melhores resultados para entregar aos seus acionistas, clientes, colaboradores, comunidade ao seu entorno e ao governo. Para tanto, os seus processos internos devem funcionar adequadamente, tendo os riscos dos seus negócios monitorados e atualizados.
Então, é muito importante que as áreas de apoio, como Compliance e Controles Internos, que aqui analisamos, tenham espaço para executar suas atividades e poder agregar valor à administração da companhia e aos seus stakeholders.
Ou seja: a promoção de uma cultura organizacional, em bases sólidas de Compliance e Controles Internos, contribui para um crescimento sustentável dos negócios.
* * Cristiane Soares Okubo – Pós-Graduada em Finanças (Auditoria e Controladoria) pela Fundação Getúlio Vargas (SP), tem 19 anos de experiência nas áreas de Auditoria Externa, Auditoria Interna, Controles Internos e Compliance. Está no Atacadão desde 2019 e é a gerente da área de Controles Internos.
* Francisco de Assis Alves de Carvalho – Pós-Graduado em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas (SP), tem mais de 20 anos de experiência de atuação nas áreas de Auditoria Interna, Controles Internos e Compliance. Está no Atacadão desde 2008, e é o gerente da área de Compliance.
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