Neste artigo, escrito a quatro mãos, dois especialistas do Atacadão, Fábio Jorge (Controller) e Marcelo Hashimoto (Gerência Financeira) mostram como um adequado planejamento financeiro e um rígido controle de caixa podem manter saudável sua pequena e média empresa, evitando os problemas que levam tantas outras a fechar as portas, justamente por não saberem separar os recursos do negócio com os dos donos. Confira!
O que é importante para a administração financeira de uma pequena e média empresa?
Existem algumas premissas financeiras básicas que todo negócio deveria ter. Dentre elas, gostaríamos de destacar duas das mais importantes: planejamento de curto, médio e longo prazo e um intenso controle de caixa (entrada e saída de dinheiro).
A empresa “quebra” pelo caixa. Então, nem precisamos ressaltar quão importante é esse aspecto para a continuidade do negócio. Não basta apenas apresentar serviços de alto nível e produtos inovadores. É preciso ter consciência de que a entrada e a saída de dinheiro precisam ter um controle que possibilite manter o negócio funcionando adequadamente.
E para manter o controle de caixa, um bom planejamento se faz necessário. A falta de controle no orçamento é um dos fatores que mais provocam o fechamento de organizações no Brasil.
Confira alguns pontos importantes para que a sua empresa cresça de forma sustentável e que se torne um negócio longevo.
1. Não misture suas contas pessoais com as do seu negócio
Não há espaço para amadores no mundo corporativo. Gestores conscientes sabem que utilizar os recursos financeiros da empresa para pagar as despesas pessoais é um erro grave e uma prova de que falta bom senso para administrar o negócio.
A atitude de usar recursos da empresa para cobrir gastos pessoais prejudica toda a gestão financeira, porque atrapalha o controle das despesas e impede de fazer investimentos que podem impulsionar as vendas e aumentar a lucratividade. Isso se torna pior quando existe mais de um sócio para administrá-la.
É normal que o empreendedor use recursos próprios para o estabelecimento funcionar corretamente, no início do negócio. Porém, não faz sentido buscar um retorno imediato, nem usar o dinheiro da empresa para pagar as contas de cunho particular.
2. Contas separadas entre empresa e sócios tornam mais fácil agir no caso de começarem a não fechar
Para um melhor fluxo de caixa, uma sugestão é manter contas bancárias separadas para a empresa e os sócios. Fica mais simples o controle financeiro de cada um e também mais claro onde agir caso as contas comecem a não fechar.
Outra sugestão é estabelecer uma retirada ou pró labore mensal para cada sócio — condizente com a capacidade financeira da empresa, é claro. Desta forma, fica mais simples planejar o orçamento da empresa, avaliar sua lucratividade e também o nível de investimento possível para continuar crescendo.
Por outro lado, isso também ajuda o sócio a manter sua vida financeira pessoal sob controle, sem gastos desnecessários, o que é mais difícil de fazer quando os valores da pessoa jurídica e pessoa física se misturam.
3. Nunca descuide do fluxo de caixa. Lembre-se que o maior motivo da falência de uma empresa é a má administração dos recursos
Toda empresa, não importa o tamanho, tem que ter um controle preciso de seu fluxo de caixa. A probabilidade de se endividar aumenta de forma substancial quando a empresa não faz um diagnóstico preciso da situação financeira.
Isso interfere não apenas no pagamento das contas em dia, mas também nos investimentos voltados para a expansão do negócio.
Já a empresa que tem uma análise/controle preciso de suas movimentações financeiras, identifica de forma mais eficiente as fases nas quais a performance está ruim e os momentos em que o desempenho está dentro das expectativas.
Ao adotar esse método de planejamento, o empresário terá mais possibilidades de reverter prejuízos, caso saiba reduzir despesas, sem prejudicar a qualidade dos serviços. Em um momento de crise econômica, a responsabilidade da gestão é um fator primordial para manter uma companhia funcionando.
Mas também é importante ter sensibilidade e inteligência para perceber que a empresa está crescendo demais e necessita de outras formas para controlar devidamente a entrada e a saída de recursos financeiros. De olho nessa tendência, o indicado é contratar softwares de automação que fazem o gerenciamento da movimentação das contas de uma organização.
Preparar um fluxo de caixa com visibilidade dos próximos doze meses pode auxiliar muito no planejamento do caixa da empresa, pois ajuda a ter mais visibilidade das necessidades futuras de recursos, auxiliando o dono do negócio a iniciar a prospecção de fontes de captação com a antecedência necessária.
4. Tenha controle de todos os gastos, até dos pequenos
Como diz Jorge Paulo Lemann, “despesas são como unhas. Todos os dias precisamos apará-las…”
Dessa forma é preciso sempre, através de um orçamento preciso, ter controle dos gastos e verificar se os mesmos estão condizentes com o tamanho do seu negócio. Claro que a qualidade dos serviços e dos produtos entregues aos seus clientes é muito importante. Por isso, deve-se encontrar um equilíbrio nas contas.
É comum que as pequenas empresas tenham uma atenção maior com os gastos mais impactantes no orçamento, como salários, impostos e empréstimos. Porém, deve-se levar em consideração o gerenciamento de outras despesas também. Como por exemplo, conserto e manutenção de equipamentos, contas de água e de luz, itens de escritório, lanche dos funcionários, material de limpeza, etc.
Sem dúvida, a educação financeira deve ser muito valorizada pelos responsáveis por administrar o dinheiro de uma empresa. Independentemente do tipo de gasto, é necessário deixar as contas em dia para manter o negócio funcionando corretamente e proporcionando lucros.
Administrar uma empresa exige conhecer muito bem onde os recursos estão sendo aplicados. E, talvez, o mais difícil de cuidar seja das despesas financeiras, desde as tarifas bancárias que são cobradas. (Por isso é importante buscar um banco que, além de bons produtos, linhas de crédito e bom atendimento, entre outros atributos, ofereça também custos competitivos).
É fundamental, também, administrar com muito cuidado os empréstimos ou antecipações de recebíveis, pois estes podem ter a incidência de tributos que tornam a captação muito cara, assim como a própria taxa cobrada pelo banco.
É muito comum uma empresa ter um empréstimo ou financiamento, o que não indica que ela está com um problema financeiro, mas é muito mais importante conhecer quanto do caixa é consumido para custear os tributos e os juros relacionados a esta captação de recursos.
5. Planeje e trace metas
É primordial que uma companhia tenha metas para que seu negócio cresça, para que seu lucro aumente e que consolide sua carteira de clientes. Infelizmente, só isso não é suficiente para administrar seu negócio.
Além disso, é necessário ter um foco direcionado para estipular o desempenho na gestão dos recursos financeiros. Ou seja, adotar indicadores de controle para que o dinheiro seja utilizado de forma correta e proporcione bons resultados para a organização.
Estabeleça prioridades que ajudem a conter os gastos, como:
- reduzir o consumo de energia elétrica e de água;
- buscar uma redução nas despesas com equipamentos e materiais de escritório;
- diminuir os gastos com aluguel;
- cortar despesas com viagens;
- negociar o valor do contrato com os principais fornecedores;
- e aperfeiçoar o controle de estoque.
Acompanhar as principais tendências do mercado, entender o comportamento dos consumidores e contar com bons fornecedores e funcionários, são pontos positivos para qualquer organização.
Contudo, alguns empresários falham em não ter um direcionamento mais voltado para gerir a entrada e a saída de recursos financeiros. Outro grande problema é não ter uma dimensão exata do patrimônio.
No cenário atual, a educação financeira é um fator de grande relevância. Afinal, uma empresa deve procurar fugir ao máximo das dívidas ou, na pior das hipóteses, ter condições de pagá-las sem comprometer a qualidade dos serviços. Não é uma missão fácil, mas é primordial cumpri-la para a sobrevivência do seu negócio.
FÁBIO BIONDI JORGE é formado em Administração de Empresas (FMU), com Pós-Graduação em Administração Financeira e Contábil (FAAP) e tem MBA in Company em Gestão Empresarial com Ênfase em Varejo (FGV / 2016). Trabalha no Atacadão desde 2013, onde é o atual Gerente Sênior de Controlling e Reporting.
MARCELO HASHIMOTO é graduado em Economia pela FEA/USP, com pós-graduação em Administração de Empresas pela EAESP/FGV E MBA em Varejo pelo FIA/USP. Tem 20 anos de experiência na área Financeira. Está no Atacadão desde 1997, onde atualmente é Gerente Financeiro.